In den meisten kleinen Betrieben, die ich kenne, läuft die Führerscheinkontrolle über eine Tabelle. Meist Excel, manchmal ein Zettel im Ordner. Für fünf Fahrer mit einem disziplinierten Büro funktioniert das jahrelang. Irgendwann kommt trotzdem der Moment, in dem jemand nach drei Jahren nachfragt.
Dieser Text ist kein Anti-Excel-Artikel. Die Liste selbst ist selten das Problem. Es ist das Drumherum: das Erinnern und vor allem das Nachweisen, wenn keiner mehr drandenkt. Genau dort kippt die Tabelle.
Was eine Excel-Liste gut kann
Die Liste kostet nichts, die Einarbeitung dauert keine zwei Minuten, und jedes Büro in Deutschland kennt die Bedienung. Jede Spalte lässt sich in Sekunden umbenennen, und der Überblick über zwanzig Fahrer ist mit einem Blick da. Wenn Sie drei Fahrer haben, ein gutes Gedächtnis für Termine und niemanden, der Ihnen einen Strich durch die Rechnung macht, ist die Liste ein solides Werkzeug. Zwei Schwächen wiegen dabei schwer: Die Tabelle erinnert niemanden, und sie hält selbst nichts fest.
Wo die Liste an ihre Grenzen kommt
Stellen Sie sich einen Betrieb mit dreißig Fahrern vor. Drei davon vertreten Kollegen in Elternzeit, zwei Springer kommen von der Zeitarbeit, und zwei Fahrzeuge laufen zusätzlich auf die GmbH. Jemand muss für jeden dieser Fahrer im Kopf behalten, wann die nächste Prüfung fällig ist. Die Tabelle erinnert niemanden. Sie steht da und wartet darauf, geöffnet zu werden.
Im Alltag kommt hinzu, dass aus fuehrerschein.xlsx irgendwann fuehrerschein_aktuell.xlsx wird, dann fuehrerschein_final.xlsx und irgendwann fuehrerschein_final2.xlsx. Spätestens bei der zweiten Kopie weiß niemand mehr, welche Datei die Wahrheit enthält. Wer mit Excel arbeitet, kennt dieses Spiel, und es ist nie böse gemeint. Es passiert einfach.
Was bei einer Betriebsprüfung nach drei Jahren zählt
Angenommen, ein Auditor der Berufsgenossenschaft oder ein Sachverständiger nach einem Unfall fragt nach den Prüfnachweisen für 2024 und 2025. Eine Tabelle mit dem heutigen Zustand hilft da nicht weiter. Nachweisen heißt, für jeden Fahrer und jedes Jahr zeigen zu können: geprüft am, von wem, mit welchem Ergebnis. Eine Excel-Liste speichert in der Regel den letzten Stand, nicht die Prüfhistorie. Sie können eine Historie natürlich nachbauen, ein Blatt pro Jahr, Datumsspalten von Hand. Das hält, solange niemand eine Zeile überschreibt oder löscht, und genau das passiert unter Zeitdruck.
Aus meiner Gutachten-Praxis kann ich sagen: Gefragt wird selten, ob ein Betrieb seine Führerscheine kontrolliert. Gefragt wird, ob er es belegen kann. Der Unterschied zwischen diesen beiden Fragen entscheidet über den Ausgang.
Was eine Software für die Führerscheinkontrolle können muss
Sie muss Sie erinnern, bevor die Prüfung fällig ist, nicht danach. Der halbjährliche Termin muss im System stehen, nicht im Kopf der Kollegin im Büro. Das ist die Kernleistung, denn Termine sind das erste, was untergeht, wenn die Woche voll ist.
Sie muss außerdem jeden Prüfvorgang von selbst festhalten, mit Datum, Prüfer und Ergebnis, ohne dass jemand eine Zeile tippt. Nur so entsteht ein Nachweis, der drei Jahre später noch steht.
Und der Weg vom Führerschein bis zur Freigabe muss kurz sein. Der Mitarbeiter fotografiert seinen Schein und lädt das Foto hoch, das Büro gibt per Klick frei. Mehr braucht der Alltag nicht.
Was eine digitale Lösung kostet
FlottenCheck License kostet ab 0,59 € pro Fahrer und Monat, gestaffelt nach Flottengröße: 0,99 € für 1 bis 10 Fahrer, 0,79 € für 11 bis 30, 0,69 € für 31 bis 50, ab 50 Fahrern 0,59 €. Andere Anbieter verlangen für dieselbe Leistung das Mehrfache. Die Gegenrechnung ist einfach: Der Betrag ist klein gegen das, was ein fehlender Nachweis nach einem Unfall kosten kann. Der Test läuft 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Was Betriebe oft fragen
Muss ich meine Excel-Liste löschen, wenn ich Software einführe?
Nein. Die Liste bleibt, wo sie ist, und die Daten darin sind eine gute Startgrundlage: Namen, Klassen, letztes Prüfdatum. Sie übertragen den Bestand einmalig und pflegen ab dann nur noch an einer Stelle weiter.
Reicht Excel völlig aus, solange ich nur drei Fahrer habe?
Das kann klappen, wenn Sie die Termine sicher im Blick haben und jede Prüfung mit Datum dokumentieren. An der gesetzlichen Pflicht ändert die Flottengröße nichts. Bei drei Fahrern lässt sich der Überblick leichter behalten, weg ist die Pflicht trotzdem nicht.
Was, wenn mein Büro von Software nichts halten kann?
Dann ist gerade das ein Grund, ein einfaches System zu wählen. In FlottenCheck License lädt der Mitarbeiter den Führerschein selbst hoch, das Büro gibt per Klick frei. Wer eine E-Mail bedienen kann, kommt damit zurecht.
Excel ist ein Werkzeug, und Werkzeuge beurteilt man nach dem Job, nicht nach der Mode. Für die Führerscheinkontrolle heißt das: Die Liste ist okay, bis der erste Prüfer kommt oder der erste Unfall passiert. Ab da zählt der Nachweis, und der entsteht im Prozess drumherum. Wie so ein Prozess aussieht, probieren Sie am besten selbst aus: FlottenCheck License, 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Von Sebastian Rydz, Sachverständiger und Inhaber des Sachverständigenbüros Rydz in Potsdam.